Что закон требует обязательно, чего он не требует вовсе и какие пять цифр надо считать для себя. Плюс три ошибки, из-за которых учет показывает прибыль там, где ее нет.
Учет в малом бизнесе обычно устроен так: есть то, что требует налоговая, и есть ощущение, что «вроде нормально идет». Первое не отвечает на вопрос о прибыли, а второе регулярно врет.
Разберем, что обязательно по закону, что не обязательно вовсе и какие пять цифр нужны, чтобы видеть реальную картину.
Обязательна книга учета доходов и расходов. Это прямая норма Налогового кодекса для тех, кто на упрощенке.
Бухгалтерский учет индивидуальный предприниматель вести не обязан - если ведет налоговый.
Заверять книгу в налоговой не нужно.
Штраф за отсутствие книги - от 10 тысяч рублей, и он растет.
А для себя нужны пять цифр, и в книге учета их нет ни одной.
Книга учета доходов и расходов. Статья 346.24 Налогового кодекса:
Налогоплательщики обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма и порядок заполнения которой утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.
Действующая форма утверждена приказом ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.
Оговорка про источник: реквизиты приказа мы сверили по карточке акта на официальном сайте ФНС, сам текст с формами построчно не читали.
Заверять книгу в налоговой не требуется. Ни в статье 346.24, ни в приказе такого требования нет. Формально это вывод от отсутствия нормы, а не прямое разрешение, но именно так это и работает на практике.
Раздел, который экономит деньги на бухгалтере.
Бухгалтерский учет. Часть 2 статьи 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
Бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом могут не вести:
- индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, - в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах они ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.
То есть индивидуальный предприниматель, который ведет книгу учета доходов и расходов, бухгалтерский учет вести не обязан. Баланс, отчет о финансовых результатах, план счетов - все это не про вас.
Статья 120 Налогового кодекса, грубое нарушение правил учета:
| Ситуация | Штраф |
|---|---|
| В течение одного налогового периода | 10 000 руб. |
| В течение более одного налогового периода | 30 000 руб. |
| Если повлекло занижение налоговой базы | 20 процентов от неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. |
Книга прямо в определении грубого нарушения не названа, но подпадает под «регистры налогового учета», которые там перечислены.
Практический вывод: вести книгу дешевле, чем не вести. Причем на упрощенке «Доходы» она заполняется почти механически.
Вот главная мысль статьи: книга учета доходов и расходов не отвечает на вопрос, зарабатываете вы или нет.
Она отвечает на вопрос налоговой - сколько денег поступило и с какой суммы считать налог. Это не то же самое, что прибыль.
Для себя нужны пять цифр, и в книге их нет.
Не «сколько пришло на счет», а сколько заработано за выполненные заказы.
Разница появляется, как только у вас есть юрлица с отсрочкой. Вы отработали месяц, а деньги придут в следующем - и книга покажет одно, а реальность другую.
Второе число, и оно должно жить отдельно от первого.
Именно разрыв между выручкой и поступлениями показывает вашу дебиторку. Как ее не наращивать - в статье про то, как перестать давать в долг.
Слив плюс топливо плюс расходники плюс доля ремонта, деленное на число рейсов.
Без этой цифры вы не знаете, можно ли держать нынешнюю цену. Разбор по строкам - в статье про себестоимость рейса.
Все, что вы платите независимо от количества выездов: лизинг или кредит, страховка, зарплата, связь, реклама, стоянка.
Смысл в том, чтобы знать, сколько заказов в месяц закрывает эти расходы. Ниже этого числа вы работаете в убыток, даже если деньги на счете есть.
Самая пропускаемая и самая коварная.
Машина изнашивается каждый рейс, но деньги за это вы отдаете не сегодня, а через два года, когда придет крупный ремонт или понадобится замена. Если не откладывать - в момент замены выяснится, что прибыль была, а денег нет.
Простой способ: откладывайте фиксированную сумму с каждого рейса на отдельный счет. Величину возьмите из своей же таблицы ремонтов за прошлый год - как ее вести, в статье про регламент ТО.
Считать поступления прибылью. Деньги на счете - это не прибыль. Из них еще предстоит заплатить за слив, за топливо, за налоги, отложить на ремонт и вернуть предоплаты, если кто-то откажется.
Не отделять свои деньги от денег бизнеса. Классика для индивидуального предпринимателя: карта одна, и понять, сколько ушло на бизнес, а сколько на жизнь, невозможно. Лечится одним действием - отдельным счетом.
Считать сорванный выезд выполненным. Если несостоявшийся заказ попадает в ту же кучу, что и выполненный, цифра начинает врать в вашу пользу. Причина срыва должна фиксироваться в момент события, а не восстанавливаться по памяти.
Минимальная конструкция выглядит так.
Отдельный счет для бизнеса. Первое и самое важное действие. Все поступления сюда, все расходы отсюда.
Одна таблица заказов. Дата, адрес, район, объем, сумма, оплачено или нет, если нет - когда обещали. Из нее берутся первые две цифры.
Одна таблица расходов. Дата, что, сколько, к какой категории. Из нее берутся третья и четвертая.
Книга учета доходов и расходов. Заполняется отдельно и для налоговой, а не вместо всего перечисленного.
Пятнадцать минут раз в месяц. Свести пять цифр и сравнить с прошлым месяцем. Что смотреть в отчете и в каком порядке - в статье про отчеты для владельца.
Признаки понятные, и их четыре.
Вы не открываете таблицу в течение дня. Значит, она уже не рабочий инструмент, а отчетность.
Появился второй человек. Два источника записей в одном файле - это конфликты и потери.
Вы не можете назвать выручку прошлого месяца с точностью до десяти процентов без того, чтобы сесть и посчитать.
Дебиторка стала заметной, а вы узнаете о ней, когда клиент сам напоминает.
Обязан ли ИП вести бухгалтерский учет? Нет, если ведет налоговый учет - книгу учета доходов и расходов.
Нужно ли заверять книгу в налоговой? Требования такого нет.
В каком виде вести книгу? В электронном или на бумаге, по действующей форме ФНС.
Что будет, если книги нет? Штраф по статье 120 НК, минимум 10 тысяч рублей, а при занижении базы - 20 процентов от неуплаченного налога, но не менее 40 тысяч.
Нужен ли бухгалтер на одной машине? Обычно нет. На упрощенке «Доходы» отчетность простая. Бухгалтер понадобится, когда появятся работники и НДС.
Считать ли предоплату доходом? На упрощенке доход признается по поступлению денег, то есть да. Это одна из причин, почему поступления и выручка - разные числа.
Заведите отдельный счет для бизнеса, если его нет. Одно действие, которое делает возможным все остальное.
Посчитайте два числа за прошлый месяц: сколько заработано и сколько реально получено. Разница между ними - ваша дебиторка, и обычно она удивляет.
И проверьте, ведется ли книга учета доходов и расходов. Если нет - начните с сегодняшнего дня, это дешевле, чем объясняться потом.
Дальше по теме: налоги ассенизаторского бизнеса - выбор режима с расчетами, и какие отчеты нужны владельцу - что смотреть раз в месяц.
Нормы сверены по действующим редакциям 26 августа 2026 года: Налоговый кодекс РФ, статьи 120 и 346.24; Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ, часть 2 статьи 6. Цитаты приведены дословно. Реквизиты приказа ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@ сверены по карточке акта на сайте ФНС. Это не налоговая консультация.
