Семь цифр, которые действительно нужны, и десяток показателей, которые только занимают экран. Как читать отчет за месяц и какие решения он должен подсказывать.
Отчет полезен не тогда, когда он красивый, а когда после него вы что-то делаете. Если посмотрели и закрыли - это не отчет, а украшение экрана.
Разберем семь цифр, каждая из которых подсказывает конкретное решение, и отдельно то, что обычно выводят зря.
Владельцу одной-трех машин нужны семь показателей: заказы, кубы, сливы, деньги, срывы с причинами, доля кустовых заказов и себестоимость рейса. Все семь считаются за месяц и сравниваются с предыдущим.
Смотреть надо не абсолютные значения, а направление. Цифра сама по себе почти ничего не говорит: важно, растет она или падает и почему.
Главное правило: у каждого показателя должно быть решение, которое он подсказывает. Нет решения - показатель лишний.
Базовая величина, от которой считается почти все остальное.
Считать надо именно выполненные, отдельно от сорванных. Если сорванный выезд попадает в ту же кучу, что и выполненный, цифра начинает врать в вашу пользу, а решения принимаются по завышенным данным.
Какое решение подсказывает: хватает ли потока. Если заказов стабильно меньше, чем ваш физический потолок, проблема в привлечении, а не в организации.
Сколько объема вы фактически откачали и привезли на станцию.
Какое решение подсказывает: правильно ли выбрана машина и не возите ли вы воздух. Разделите кубы на число рейсов на слив - получите средний привезенный объем. Если он сильно меньше объема цистерны, у вас проблема с плотностью заказов, а не с их количеством.
Число поездок на приемную станцию за период.
Какое решение подсказывает: насколько плотно собран день. Считайте сливы на десять заказов - чем меньше, тем лучше. Каждая лишняя поездка это и плата за прием, и топливо, и час времени.
Выручка за период, а не «сколько пришло на счет». Это разные вещи, если есть юрлица с отсрочкой.
Какое решение подсказывает: сразу два. Первое - сравнение с прошлым месяцем с поправкой на сезон. Второе - средний чек, то есть выручка на заказ. Если чек падает, а заказов столько же, вы незаметно скатились в дешевый сегмент.
Сколько выездов не состоялось и почему. Причины - списком, а не свободным текстом: никого не было на месте, отказался, не подъехать, поломка, другое.
Какое решение подсказывает: что чинить в приеме заявок. Если четверть срывов - «не подъехать», значит, при приеме не спрашивают про проезд. Если много «никого не было» - не работает уведомление о выезде. Это ваши процессы, а не невезение.
Подробнее про то, как фиксировать срывы, не превращая это в разбор полетов, - в статье про контроль водителей.
Сколько адресов выполнено в один заход с соседним.
Какое решение подсказывает: работает ли ваша нарезка районов и график направлений. Это единственный показатель из семи, который улучшается вообще без затрат.
Слив плюс топливо плюс расходники плюс доля ремонта, поделенное на число рейсов. Разбор по строкам - в статье про себестоимость рейса.
Какое решение подсказывает: можно ли держать нынешнюю цену. Если себестоимость выросла, а цена нет, вы отдали разницу из своей маржи и не заметили.
Каждый лишний показатель требует, чтобы кто-то его собирал, и отвлекает от тех семи.
Красивые дашборды с двадцатью плитками. Через неделю на них перестают смотреть.
Конверсия и воронка. Язык продаж, к выездной работе не относится: у вас нет этапов сделки, есть яма и человек, которому надо сейчас.
Средние по всем машинам без разбивки. Среднее прячет и очень хорошую машину, и убыточную.
Показатели, которые не меняются. Если цифра одинаковая третий месяц, она вам ничего не сообщает - переведите ее в справочник и уберите с глаз.
Рейтинг водителей. Соревнование между людьми в маленькой команде дает больше конфликтов, чем пользы. Сравнивайте человека с ним же в прошлом месяце.
Порядок, который занимает пятнадцать минут раз в месяц.
Шаг 1. Посмотрите направление, а не значение. Выпишите семь цифр рядом с прошлым месяцем. Стрелка вверх или вниз важнее самого числа.
Шаг 2. Поправьте на сезон. Сравнение июля с январем ничего не значит. Сравнивайте с тем же месяцем прошлого года, если данные есть, или хотя бы держите сезон в голове.
Шаг 3. Найдите одну цифру, которая изменилась сильнее всех. Обычно за месяц значимо меняется одна, максимум две. С нее и начинайте.
Шаг 4. Спросите почему, а не кто виноват. Упали кубы на рейс - это разбросанные заказы или заказы стали мельче. Выросли сливы - изменилась география или порядок объезда.
Шаг 5. Примите одно решение. Одно, а не пять. Пять решений за месяц не внедряются, и вы не поймете, какое сработало.
Хронология дня. Что происходило по минутам: выехал, откачал, поехал на слив, свободен. Нужен не каждый день, а когда что-то пошло не так и надо разобраться.
Сводка за период. Те самые семь цифр, разложенные по машинам и водителям.
Разбивка по районам. Какое направление приносит деньги, а какое только пробег. Именно этот отчет обычно приносит самое неприятное открытие: у большинства есть направление, куда ездить не стоит вовсе.
Все остальное - по запросу и вручную.
Отчеты у нас сделаны ровно под эти сценарии, без дашбордов на двадцать плиток.
Лента - хронология дня: выехал в 9:12 на Ленина 3, откачал в 9:41, поехал на слив в 10:05, свободен в 10:40. Это не маршрут и не геопозиция, а последовательность событий, которые отметил сам водитель.
Сводка - итоги за период: сколько заказов, кубов, сливов, сколько времени провели в каждом статусе и сколько заработали. С разбивкой по машинам и водителям.
Деньги за период отдельно: выручка, заявки, объем, сливы. С выгрузкой в Excel, если понадобится бухгалтеру.
Выполненным считается только то, что водитель отметил как «Откачал». Если выезд не состоялся, заявка не закрывается сама: она остается на своей дате, и разобраться с ней может только человек из кабинета. В отчет она не попадет, так что количество выполненных - это действительно количество выполненных.
Ставки водителей записываются в заявку в момент выполнения. Это техническая деталь с важным следствием: когда вы меняете схему оплаты, прошлые периоды не пересчитываются задним числом, и отчет за март через полгода покажет то же, что показывал в марте.
Районы привязаны к окнам, поэтому разбивка по территориям получается сама, без отдельной разметки.
Если системы нет, начните с трех цифр в тетради: заказы, кубы, сливы. Их достаточно, чтобы через месяц увидеть первое.
Если система есть, откройте отчет за прошлый месяц и найдите ту цифру, которая изменилась сильнее всех. Дальше один вопрос - почему - и одно решение.
И заведите привычку раз в месяц смотреть разбивку по районам. Это пятнадцать минут, которые обычно окупаются первым же выводом.
Дальше по теме: автоматизация ассенизаторского бизнеса - в каком порядке внедрять учет, и себестоимость рейса - откуда берется седьмая цифра.
Ассенизатор онлайн - прием заявок и управление ассенизаторскими машинами. Отчеты по заказам, кубам, сливам и деньгам в разрезе машин и водителей, с выгрузкой в Excel.
