Почему тетрадь работает первые три месяца и что ломается потом. Готовый шаблон таблицы учета заявок и рейсов для ассенизатора - и признаки того, что таблица уже не справляется.
Почти все в этом бизнесе начинают одинаково: заявки в голове, потом в тетради, потом в таблице. И это правильный путь - не надо ставить систему под три заказа в неделю.
Вопрос в том, где именно проходит граница, за которой тетрадь начинает стоить дороже, чем экономит. Разберем по порядку и дадим готовый шаблон таблицы, если решите остаться на этом уровне.
Тетрадь работает ровно до тех пор, пока вы помните все свои заказы наизусть. Как только начали переспрашивать клиента про адрес, который он уже называл, - тетрадь кончилась.
Таблица тянет заметно дольше и тянула бы еще, если бы дело было в строках. Ее потолок в другом: она не подсказывает, какие адреса рядом, не считает заполнение бочки, не показывает клиенту, когда приедет машина, и не работает у водителя в телефоне.
Признак, что пора менять инструмент: вы вспоминаете свой день, вместо того чтобы его видеть.
Пока заказов мало, вы помните их все. Адрес, объем, кто когда звонил. Тетрадь тут не система учета, а страховка от забывчивости, и этого достаточно.
Плюсы у нее реальные: ноль стоимости, ноль обучения, работает без интернета и не садится. В машине, где руки в перчатках, а телефон в кармане куртки, бумага иногда действительно удобнее.
Проблема не в тетради. Проблема в том, что вместе с ростом заказов вокруг нее нарастает второй, третий и четвертый список.
Не сразу и не громко. По симптомам это выглядит так.
Заявка живет в трех местах. Часть в тетради, часть в заметках телефона, часть в переписке, часть в памяти. Человек не может держать несколько параллельных списков и ни разу не сбиться.
Вы переспрашиваете клиента. Раз в неделю звоните и уточняете адрес или объем, которые он уже называл. Клиент это замечает.
Нельзя посмотреть завтрашний день. Чтобы понять, что запланировано на вторник, надо пролистать записи и сложить в голове.
Невозможно передать дела. Заболели, уехали, взяли водителя - и оказывается, что вся система у вас в голове, а на бумаге только обрывки.
Не получается посчитать месяц. Сколько было заказов, сколько кубов, сколько поездок на слив, какой район дал больше денег. Формально данные есть, но собрать их из тетради за разумное время нельзя.
Последнее - самое дорогое. Без этих цифр любое решение принимается на ощупь: покупать ли вторую машину, поднимать ли цену, стоит ли брать дальний поселок.
Таблица снимает половину проблем: данные в одном месте, можно отсортировать, можно посчитать сумму, можно скопировать на другой компьютер.
Чего она не умеет, сколько формул ни пиши:
Не подсказывает соседние адреса. Три заявки в одном поселке она покажет тремя строками в разных местах списка. Сопоставлять их придется вам, глазами.
Не считает заполнение бочки. Формально можно сделать колонку с накопительной суммой, но она не будет знать, что вы уже съездили на слив, и в реальном дне рассыплется.
Не разговаривает с клиентом. Ни подтверждения заказа, ни уведомления «выехал». Все это остается звонками, которые вы делаете сами.
Не живет в телефоне водителя. Совместное редактирование таблицы за рулем - плохая идея, а без него водитель звонит и спрашивает, куда ехать дальше.
Ломается при двух руках. Как только заявки заводите и вы, и второй человек, файл начинает существовать в двух версиях. Облачные таблицы это чинят наполовину: конфликты редактирования никуда не деваются.
Минимальный набор колонок, который потом позволит хоть что-то посчитать:
| Колонка | Зачем |
|---|---|
| Дата | Планирование и отчет за период |
| Интервал | Что пообещали клиенту |
| Заказчик, телефон | Связь и повторные заказы |
| Адрес | Основное |
| Район | Чтобы потом собирать заказы в кусты и считать по территориям |
| Объем, м3 | Для расчета слива и загрузки бочки |
| Длина рукава, м | Влияет на цену и на то, дотянется ли машина |
| Цена | Выручка |
| Оплата | Наличные, перевод, безнал, не оплачено |
| Статус | Новая, выполнена, не состоялась |
| Причина срыва | Если не состоялась |
| Машина, водитель | Когда их станет больше одного |
| Комментарий | Собака во дворе, узкий проезд, звонить заранее |
Две колонки, которые почти всегда забывают и потом жалеют: район и причина срыва.
Район - потому что без него нельзя ни группировать заказы, ни понять, какая территория приносит деньги, а какая только пробег.
Причина срыва - потому что если ее некуда записать, сорванный выезд просто помечают выполненным. С этого момента таблица врет: рейс есть, денег нет, и разобраться уже нельзя.
Заявка и рейс - разные вещи. Одна поездка может закрыть два адреса, а один адрес иногда требует двух поездок.
Заведите второй лист: дата, машина, водитель, сколько адресов, сколько кубов забрали, куда слили, сколько заплатили за слив, километраж, топливо. Через месяц у вас появятся настоящие средние - себестоимость рейса, средний объем, реальный расход. Без них бизнес-план остается фантазией.
Мы собрали все это в готовый файл: лист заявок с нужными колонками и выпадающими списками, лист рейсов, сводка по месяцам с количеством заказов, кубами, сливами и выручкой, и справочники районов, машин и тарифов.
Заполнять его надо каждый день, а не раз в неделю по памяти. Восстановленные по памяти данные бесполезны ровно так же, как отсутствующие.
Пять признаков. Если узнаете хотя бы три - вы уже платите за таблицу больше, чем она стоит.
Вы не открываете ее в течение дня. Заполняете вечером по памяти, а днем работаете «как помню».
Клиент спрашивает, когда приедете, и вы не можете ответить сразу. Надо посмотреть, посчитать, прикинуть.
Вы пропустили хотя бы один заказ за месяц. Одна пропущенная заявка в день - это тридцать заказов в месяц; умножьте на свою цену выезда и сравните с тем, сколько вы экономите на топливе.
Появился второй человек. Водитель или тот, кто отвечает на звонки. Таблица на двоих - источник конфликтов, а не порядка.
Вы не можете назвать выручку за прошлый месяц с точностью до десяти процентов. Значит, учета фактически нет.
Если коротко: то же самое, что в таблице, только заполняется само и умеет то, чего таблица не умеет.
Заявка попадает в систему двумя путями - клиент оформляет ее сам через приложение или звонит, и тогда ее заводит диспетчер. В обоих случаях она сразу встает в график нужной машины.
День машины делится на два-три окна, за окнами закреплены районы, вместимость каждого окна вы задаете сами. Клиенту показываются только те окна, где по его району место еще есть. Заявка привязывается к машине автоматически - по району, остатку вместимости и остатку в бочке.
Внутри окна заявки лежат списком в порядке объезда, и порядок можно менять перетаскиванием - это делают и водитель, и вы. Система считает прогноз заполнения бочки и сама показывает, в какой момент придется ехать на слив.
Водитель отмечает статусы слайдером: «Еду на откачку» - и заказчику уходит пуш о том, что машина выехала, дальше «Откачал», «Еду на слив», «Слил», «Свободен». Времени приезда в уведомлении нет, водитель его нигде не вводит. Вся история отметок сохраняется, и вечером видно, чем был занят день, - в тетради это место всегда пустое.
А отчет за период показывает то, что из таблицы приходится собирать руками: сколько заказов, сколько кубов, сколько сливов, сколько денег, как это разложено по машинам и водителям. С выгрузкой в Excel, если она нужна бухгалтеру.
Базовый набор бесплатный, абонентской платы нет - платите только комиссию с оформленных заявок. И клиентская база остается вашей: мы не продаем заявки и не поставляем заказы.
Если заказов меньше двадцати в месяц - скачайте шаблон и ведите его. Этого достаточно, и не надо усложнять.
Если больше - начните с шаблона все равно, но заполняйте его честно месяц. Он покажет ваши реальные цифры и заодно ответит на вопрос, где именно вы теряете время. С этими цифрами дальнейшие решения станут очевидными.
Дальше по теме: семь дыр в приеме заказов и автоматизация ассенизаторского бизнеса - что внедрять в каком порядке.
Ассенизатор онлайн - прием заявок и управление машинами для ассенизаторов. Базовый набор бесплатно, комиссия только с оформленных заявок.
